الإدارات

تتطلب طبيعة العمل في كليات الخليج الاعتماد على مجموعة من الإدارات الفاعلة، حتي تتمكن مؤسستنا التعليمية من أداء دورها بكفاءة وفاعلية وتميز. وتضم كليات الخليج الإدارات التالية:

إدارة القبول والتسجيل
وتختص بما يلي:

  • تطوير وتحسين آلية أداء العمل وتبسيط الإجراءات وتوضيح الأنظمة واللوائح وزيادة الوعي بتطبيقاتها.
  • إتمام عمليات القبول والتسجيل باستخدام الوسائل التقنية الحديثة.
  • توعية الطلاب بلوائح وأنظمة الدراسة والاختبارات.
  • توثيق سجلات الطلاب الأكاديمية، والعمل على تحديثها إلكترونياً باستمرار.
  • العمل على تطوير وتطويع التقنية في كليات الخليج بحيث يستطيع الطالب متابعة شؤونه الأكاديمية من أي مكان شاء وفي أي وقت كان.
  • العمل على توثيق وإنهاء إجراءات تخرج الطالب بكل يسر وسهولة خلال الفترة المحددة في التقويم الجامعي.
  • الحرص على ضم أفضل الطلاب من خريجي المرحلة الثانوية.
  • العمل على إيجاد مقعد في كليات الخليج لكل طالب يتقدم للكلية، ويكون محققاً لشروط القبول.

 

إدارة شؤون الطلاب:
وتختص بما يلي

  • تنمية مهارات الطلاب والطالبات وصقلها بكل ما هو جديد ومفيد.
  • تقديم الدعم المادي للطلاب والطالبات وكذلك الأنشطة بشكل عام.
  • رعاية الطلاب والطالبات في مختلف الجوانب الحياتية.
  • العناية بالطلاب والارتقاء بهم ليكونوا لبنات فاعلة في مجتمعهم.
  • تأهيل جيل يخدم دينه ووطنه.

 

إدارة الشؤون التعليمية
وتختص بما يلي:

  • تهيئة بيئة تعليمية تساعد على الإبداع والتميز.
  • استقطاب أعضاء هيئة التدريس المتميزين، والرقي المستمر بأدائهم.
  • التطوير والتحسين المستمر للبرامج التعليمية.
  • تطوير أساليب تقويم الطلاب بما يسهم في تحقيق العدالة والرفع من كفاءة المخرجات.
  • تعزيز الشراكات المؤسسية بما يخدم عملية التعليم.
  • إقامة برامج التبادل المعرفي بما يساعد على تحقيق متطلبات مجتمع المعرفة.
  • التواصل مع الخريجين والاستفادة من تجاربهم.

 

إدارة الدراسات العليا والبحث العلمي
وتختص بما يلي:

  • استقطاب الكفاءات المتميزة من المبتعثين وحملة الشهادات العليا للعمل في كليات الخليج.
  • افتتاح برامج دراسات عليا تلبي احتياجات المجتمع المحلي، وتطور البحث العلمي.
  • دعم البحث العلمي لدراسة قضايا المجتمع، وتحقيق النهضة العلمية.
  • توفير مصادر المعرفة والمعلومات الحديثة للطلاب وأعضاء هيئة التدريس.
  • تدعيم الترجمة والنشر العلمي، وتشجيع الباحثين على النشر العلمي الدولي.
  • إنشاء كراسي بحثية لدراسة القضايا العلمية والمجتمعية المعاصرة.
  • تبني المخترعين والمبتكرين وتوفير البيئة الداعمة لاختراعاتهم.
  • فتح قنوات للتعاون الدولي مع مؤسسات التعليم العالي المحلية والعالمية.
  • تنظيم مشاركة أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم في المؤتمرات والمعارض المحلية والدولية.

 

إدارة الشؤون الإدارية
وتختص بما يلي

  • تطبيق وتطوير لوائح وأنظمة كليات الخليج فيما يتعلق بالشؤون الإدارية والمالية.
  • التبليغ عن مباشرة جميع منسوبي كليات الخليج، وعن تركهم العمل.
  • الإشراف على سجلات الحضور والغياب لمنسوبي كليات الخليج من الإداريين.
  • تنظيم الإجازات العادية لمنسوبي كليات الخليج من الإداريين والفنيين والمستخدمين والعمال.
  • إنهاء الإجراءات الإدارية المتعلقة بالمتعاقدين.
  • تطبيق إجراءات الشؤون المالية والعهد المخصصة لكليات الخليج وفق اللوائح والأنظمة.
  • رفع تصور مبدئي عن الميزانية السنوية إلى الإدارة العامة للتخطيط والميزانية.
  • الإشراف على تأمين مشتريات كليات الخليج من المتطلبات العاجلة حسب نظام السلفة المستديمة.
  • الإشراف على منشآت كليات الخليج، والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة لوضع الخطط لمتابعة صيانتها ونظافتها.
  • متابعة عمليات الصيانة والتركيبات.

 

الإدارة المالية
وتختص بما يلي:

  • القيام بإعداد مشروع الميزانية بجودة وإتقان.
  • جدولة المشاريع بما يلبي الاحتياجات الفعلية لكليات الخليج.
  • متابعة تنفيذ الميزانية وإجراء المناقلات لمعالجة العجز دعماً للحراك التطويري.
  • تنفيذ العمليات المالية وفق اللوائح والأنظمة والتعاميم والقرارات، لصرف رواتب ومستحقات الموظفين من أعضاء هيئة التدريس والإداريين، وبند الأجور والمتعاقدين، واستحقاقات المؤسسات والشركات، ومستحقات المقاولين.
  • إعداد الحساب الختامي في نهاية السنة المالية، وإقفال العُهد حسب الاعتمادات المالية بالميزانية.
  • إنجاز المعاملات وصرف المستحقات لأصحابها باستخدام أحدث التقنيات لتنفيذ العمليات المالية.

 

الإدارة القانونية
وتختص بما يلي:

  • دراسة ما يحال إلى الإدارة من محاضر المجالس واللجان المختلفة وإبداء الرأي النظامي حيال ما تم اتخاذه من قرارات وتوصيات.
  • مراجعة اللوائح والاتفاقيات والعقود التي ترد للإدارة القانونية من حيث إجراءاتها وصياغتها.
  • إعداد المذكرات اللازمة بدفاع كليات الخليج أمام ديوان الجهات القضائية وغيرها في جميع القضايا والمسائل التي تكون طرفا فيها.
  • دراسة الأمور المتعلقة بالملاحظات الواردة من الجهات الرقابية، والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة لإعداد الإجابة النظامية عليها.
  • الاشتراك في لجان التحقيقات والإجراءات التأديبية التي تجرى مع منسوبي كليات الخليج حسب الاختصاص.
  • مراقبة سير العمل لمنسوبي كليات الخليج، والتنبيه على المخالفات القانونية التي قد يقعون فيها، واتخاذ الإجراءات الجزائية ضد من يصر على الاستمرار في المخالفة بعد صدور الموافقة من صاحب الصلاحية.
  • العمل على إعداد قاعدة بيانات الكترونية وورقية مشتملة على مجموعة قانونية لأنظمة ولوائح كليات الخليج طبقاً لآخر تعديلات طرأت عليها، وكذلك الحرص على التواصل المستمر مع الجهات المشرعة العليا كهيئة الخبراء، وأحكام المحاكم الإدارية في ديوان المظالم الصادرة لصالح أو ضد مؤسسات تعليمية أخرى ونحو ذلك.

 

إدارة العلاقات العامة
وتختص بما يلي:

  • ترسيخ مبادئ التعامل المثالي بين الجميع، ومراعاة القيم والمعايير الاجتماعية.
  • خلق جو أسري وبيئة عمل مثالية، وبث روح المودة والإخاء بين العاملين، وتعزيز روح الانتماء.
  • المشاركة في الإعداد والتنظيم للمناسبات والفعاليات المختلفة.
  • التغطية الإعلامية لجميع المناسبات والفعاليات المختلفة الخاصة بكليات الخليج.
  • التعريف بالكليات، ونشاطاتها، ومرافقها المختلفة لدى جميع شرائح وفئات المجتمع المختلفة، وجعل اسم كليات الخليج متداولاً لدى الجميع.
  • إبراز اسم ومكانة كليات الخليج إعلامياً وخلق صورة ذهنية إيجابية عنها وعن منسوبيها، ودورها العلمي والتدريبي والبحثي بما يعود عليها بالسمعة الحسنة.
  • تقوية روابط التواصل والاتصال وتعزيز الشراكة والتعاون بين كليات الخليج والجهات الحكومية والأهلية والمنظمات والشركات والمنشآت التعليمية الأخرى.
  • حصر ورصد وتوثيق جميع مناسبات كليات الخليج بالخبر والصورة ليصبح مرجع وأرشيف دائم.

 

إدارة الخريجين
وتختص بما يلي:

  • إبقاء الخريجين على اتصال دائم مع كليات الخليج.
  • تزويد الخريجين باستمرار بالجديد في مجالات تخصصاتهم لتطوير مستواهم ومهاراتهم العلمية والمهنية.
  • تفعيل برامج التعليم المستمر من خلال تنظيم برامج ودورات تدريبية للخريجين.
  • تحفيز الخريجين والطلبة المتوقع تخرجهم للمشاركة في البرامج التي يتم تقديمها.
  • تحفيز الخريجين للمشاركة في الأنشطة، وذلك عن طريق اشتراك بعضهم في لجان الأنشطة المختلفة على مستوى كليات الخليج.
  • دعوة الخريجين في مناسبات كليات الخليج وبرامج نشاطاتها المختلفة.
  • إقامة يوم للخريجين بصفة سنوية يدعى لحضوره جميع خريجي الدفعة الواحدة، وذلك بغرض تدعيم أواصر الصلة بين الخريجين.
  • إصدار مجلة أو نشرة نصف سنوية أو سنوية تكون باسم: (مجلة أو نشرة الخريجين) تحتوي على الأخبار التي تهم الخريجين.
  • دراسة مدى إمكانية مساعدة الخريجين وظيفيا.
  • التعرف على الأداء الوظيفي والمشاكل المهنية للخريجين والاستفادة منها في التخطيط السليم للبرامج الدراسية في الجامعة.

 

إدارة أعضاء هيئة التدريس والموظفين
وتختص بما يلي

  • تطبيق تقنيات نظم المعلومات في الموارد البشرية والربط الإلكتروني.
  • توفير بيئة عمل مبنية على النزاهة والشفافية والرضا الوظيفي.
  • تحقيق الإدارة الفعالة من خلال تطوير الإجراءات الإدارية، وهيكلة الموارد البشرية وتطويرها والمحافظة عليها.
  • تفعيل وتشجيع التعامل مع الخدمات الإلكترونية المطبقة، ومنها على سبيل المثال الإجازات بأنواعها، والمؤتمرات، والمسابقات الوظيفية.

 

إدارة المتابعة
وتختص بما يلي:

  • تتولى مهام إدخال بيانات جميع الموظفين الشهرية لمتابعة الغياب بعذر وبدون عذر، والتحقق من وجود المسوغات النظامية للغياب بعذر أو الخروج من مقر العمل بمهمة أو دورة تدريبية ونحوه.
  • إنشاء الملفات وحفظ المستندات مصنفة حسب الجهات التابعة لها ورقياً وإلكترونياً.
  • تتولى هذه الإدارة خطابات المساءلة لجميع الموظفين ممن لم يحدد لهم صفة مساءلة معينة في لوائح خاصة بهم.
  • إجراء التحقيق مع الموظف أو الجهة المخالفة مع ملاحظة إنشاء ملف خاص لكل موظف تمت مسائلته أو التحقيق معه وكذلك الجهة، ويكون مرجع حفظ هذه الملفات سكرتير الإدارة في قسم الأرشيف السري، وتدوين هذه الأعمال بتقارير دورية يتم تزويد مدير الإدارة بنسخة منها.
  • مخاطبة إدارة شؤون الموظفين لإصدار قرارات الحسم من واقع البيانات المرفوعة مع طلب إفادة بتنفيذ القرار.
  • متابعة بيانات الحضور والانصراف بشكل يومي وضمان عدم وجود تقصير في حضور جميع الموظفين في الوقت المحدد لذلك، والتأكد من إقفال البيانات في الموعد المحدد، مع ضرورة التأكيد على ذلك ومراسلة الإدارة رسمياً لإبلاغهم بالملاحظات.
  • متابعة سير الأعمال في جميع الجهات الإدارية في كليات الخليج.
  • متابعة سير أعمال الجهات المتعاقدة مع الكليات وفق العقود المبرمة، مثل الحراسات الأمنية، ومقاولين التشغيل والصيانة ونحوه.